Analisa “To Do List” dalam Rekonsiliasi Laporan Keuangan Pemerintah: Sebuah Aplikasi Bernama MONSAKTI

SUMEKS.CO - Di era new normal saat ini, tantangan untuk menjadi lebih produktif menuntut kita untuk menerapkan time management system yang membantu kita untuk dapat menyelesaikan tugas berdasarkan skala prioritas. Sejumlah riset menunjukkan bahwa time management dapat dicapai dengan membuat to do list. Megawati Simanjuntak dari Institut Pertanian Bogor menyatakan bahwa membuat to do list dapat meningkatkan produktivitas bagi professional maupun aktivitas domestik. Mengandalkan memori otak dalam menyelesaikan tugas sangat rentan dengan “potensi alamiah manusia” yaitu menjadi lupa. Sebaliknya  analisa to do list dan digitalisasi sistem to do list dapat membuat kita menerapkan time management yang lebih baik dan membantu fokus penyelesaian beberapa tugas secara parallel dalam satu waktu yang sama. Untuk menghindari adanya overlapping task , penggunaan sistem person in charge (PIC) dalam sistem to do list telah menjadi kolaborasi yang sekarang telah diadaptasi dalam berbagai sektor dan bidang strategis, termasuk dalam sektor pengelolaan keuangan negara.

Setelah di awal tahun 2021, kita dihadapkan dengan adanya konsep revolusi industri 4.0 yang fokusnya adalah penggunaan konsep Artificial Inteligence (AI). Di tahun 2022 ini, kita mulai dikenalkan dengan konsep era society 5.0. Namun konsep era society ini nyatanya sudah lebih dulu dipelopori oleh negara Jepang. Dalam ajang World Economic Forum (WEF) tahun 2019, Perdana Menteri Jepang, Shinzo Abe menjelaskan visinya mengenai masyarakat 5.0. Shinzo Abe mengatakan pentingnya masyarakat yang didorong oleh data tanpa batas dan pengelolaan data di seluruh dunia untuk meningkatkan pertumbuhan pada masa depan. Bagaimana dengan Indonesia? Sepertinya Indonesia sendiri masih berkutat dengan digitalisasi sistem yang terintegrasi yang erat kaitannya dengan konsep revolusi industri 4.0. Hal ini terlihat dengan dimulainya era digitalisasi proses -proses pengelolaan keuangan negara yang diprakarsai oleh Kementerian Keuangan selaku Kementerian penyedia aplikasi pelaporan keuangan pemerintah.

Dalam rilisan terakhir di tahun 2022 yang diberi judul Quickwins DJPB 2022, Kementerian Keuangan merilis 12 Quickwins tahun 2022 yang meliputi unit in charge, progress dan perubahan milestone. Dalam artikel ini, penulis tertarik untuk membahas Quickwins kesembilan yaitu Simplifikasi Rekonsiliasi dengan MONSAKTI. Simplifikasi Rekonsiliasi dengan MONSAKTI berada pada unit in charge Direktorat Akuntansi dan Pelaporan Keuangan dan Direktorat Sistem Informasi dan Teknologi Perbendaharaan. Aplikasi Monitoring Sistem Aplikasi Keuangan Tingkat Instansi (MONSAKTI) sendiri merupakan aplikasi pengganti dari aplikasi E -Rekon yang digunakan untuk pelaksanaan rekonsiliasi internal dan eksternal dalam penyusunan laporan keuangan pemerintah. Kementerian/Lembaga hanya bertindak sebagai “end user” dalam penggunaan aplikasi SAKTI (Sistem Aplikasi Keuangan Tingkat Instansi) dan MONSAKTI. Hal ini mengindikasikan bahwa penerapan aplikasi SAKTI dan MONSAKTI belum mengindikasikan konsep era society 5.0. Hal ini dikarenakan peran praktisi pengelola keuangan negara bukan sebagai “master mind”, serta belum mengutamakan konsep manusia dibandingkan teknologi. Namun demikian, bukan berarti bahwa aplikasi MONSAKTI tidak memiliki keunggulan dibandingkan aplikasi pendahulunya yaitu aplikasi E Rekon.

Dalam penggunaannya, aplikasi MONSAKTI mempunyai fitur-fitur menarik yang sebelumnya tidak disediakan di aplikasi E Rekon yaitu fitur monitoring pelaksanaan, monitoring pelaporan dan monitoring admin. Ketiga fitur tersebut kemudian memiliki sub fitur turunan masing-masing seperti monitoring saldo piutang per KL/Es1/Satker Per Kualitas di monitoring pelaporan. Namun sampai dengan pembuatan artikel ini, sebagian besar fitur dan sub fitur monitoring tersebut belum dapat menayangkan data terkait. Hal ini disampaikan sebagai tantangan dan kendala dalam rilisan Quickwins 2022 dari Kemenkeu yang menyatakan bahwa masih terdapat kendala pemetaan kebutuhan fitur pada MONSAKTI terkait proses rekonsiliasi data SAI dan SIAP, serta kebijakan atas penerbitan BAR hasil rekonsiliasi.

Fitur baru lain dari aplikasi MONSAKTI adalah menu “to do list” dari kelompok modul pelaporan. Dalam rangka meningkatkan kualitas Laporan Keuangan Kementerian/ Lembaga (LKKL), satuan kerja agar memanfaatkan menu to do list untuk memantau validitas data laporan keuangan. Fitur “to do list”  ini terdapat pada beranda dan digunakan sebagai informasi (information), pemberitahuan (announcement) dan peringatan (warning) untuk alur kerja pada SAKTI yang perlu mendapat perhatian agar dapat diselesaikan segera pada beberapa modul aplikasi SAKTI. To Do List ini hanya yang terkait Modul Pelaporan (Persediaan, Aset Tetap dan GLP). Dalam konteks sebagai informasi (information) dan pemberitahuan (announcement), analisis “ to do list” ini dapat dipandang sebagai management time system dan Person In Charge (PIC) system karena menyajikan secara “real time” elemen-elemen yang akan direkonsiliasi seperti transaksi dalam konfirmasi rupiah dan transaksi dalam konfirmasi Chart of Accounts (COA). Hanya dalam jangka waktu 1 jam setelah pemegang user aplikasi SAKTI menginput di aplikasi SAKTI. Hasil inputan tersebut dapat langsung “dimonitor” di aplikasi MONSAKTI. Sebuah fitur yang sebelumnya tidak didapati di aplikasi existing Kementerian Keuangan sebelumnya yaitu aplikasi E Rekon yang tidak terintegrasi dengan aplikasi Sistem Informasi Berbasis Akrual (SAIBA), aplikasi Sistem Informasi Manajemen dan Akuntansi Barang Milik Negara (SIMAK BMN) dan aplikasi persediaan. Tentunya sistem real time yang diadaptasi dalam aplikasi MONSAKTI ini, membantu praktisi pelaporan keuangan pemerintah untuk mengetahui “kesalahan lebih awal” atas transaksi-transaksi laporan keuangan. Tanpa harus menunggu  waktu satu bulan setelahnya seperti yang dibutuhkan ketika masih menggunakan aplikasi E Rekon. Sehingga dari segi sistem manajemen waktu, aplikasi MONSAKTI ini menyediakan timeline yang lebih panjang bagi user aplikasi SAKTI untuk menindaklanjuti potensi temuan kesalahan rekonsiliasi. Di samping itu, adanya fitur to do list ini dengan sendirinya menerapkan sistem “Person In Charge” karena tampilan sub-sub fiturnya telah menayangkan monitoring pelaporan keuangan berdasarkan masing-masing user SAKTI. Misalnya fitur to do list aset belum didetailkan yang menampilkan monitoring belanja modal aset tetap yang belum didetailkan oleh user aset tetap aplikasi SAKTI. Namun, dalam proses penyelesaian temuan-temuan to do list, user aplikasi SAKTI yang umumnya adalah satuan kerja sebagai “end user” seringkali dihadapkan pada kendala sistem. Dimana untuk memperoleh jawaban atas permasalahan tersebut memerlukan bantuan layanan sistem dari Kemenkeu selaku Kementerian Pengembang Aplikasi.

Dalam konteks sebagai peringatan (warning),  analisis “ to do list” di aplikasi MONSAKTI dapat dipandang sebagai early warning system bagi praktisi pelaporan keuangan pemerintah dalam hal ini user aplikasi SAKTI modul persediaan, aset tetap dan general ledger dan pelaporan. Hal ini kaitannya dengan mekanismen penerbitan Surat Hasil Rekonsiliasi (SHR) dan pengenaan sanksi rekonsiliasi. Berbeda dengan aplikasi E Rekon yang penerbitan BAR membutuhkan validasi manual dan berjenjang mulai dari operator hingga approval. Penerbitan surat hasil rekonsiliasi (SHR) di aplikasi MONSAKTI, diproses otomatis oleh sistem tanpa membutuhkan validasi manual. Sehingga, user GL dan Pelaporan (GLP) aplikasi SAKTI tidak perlu mengajukan permohonan reset BAR berkali-kali. Di masa transisi penggunaan aplikasi E Rekon ke aplikasi MONSAKTI, masing-masing user aplikasi SAKTI melakukan proses migrasi data persediaan, aset tetap dan GLP yang dibuktikan dengan pembuatan Berita Acara Migrasi. Dalam hal terdapat transaksi dalam konfirmasi yang tidak diakui oleh satker, maka dibuat surat pernyataan. Surat pernyataan tersebut diunggah pada saat mengajukan permintaan persetujuan rekonsiliasi untuk penerbitan SHR.

Analisis “to do list” sebagai peringatan (warning), sebaiknya diterapkan oleh user SAKTI pelaporan keuangan sebagai bentuk upaya menghindari adanya overlapping task dalam penyusunan laporan keuangan pemerintah. Apalagi jika pengerjaan proses mitigasi kesalahan transaksi, temuan permasalahan dan tindak lanjut hasil temuan dilakukan secara paralel diantara user aplikasi SAKTI.  Hal ini dapat meminimalisir timbulnya transaksi dalam konfirmasi di akhir periode bulan berjalan. Bahkan  proses penerbitan SHR secara sistematis akan terbentuk jika di awal bulan berikutnya, transaksi dalam konfirmasi menayangkan data nihil.

Pada akhirnya, aplikasi fitur “to do list” dalam rekonsiliasi laporan keuangan pemerintah dalam bentuk aplikasi MONSAKTI  tampil sebagai suatu jawaban tantangan pengembangan  Artificial Inteligence (AI) dalam konsep revolusi industri 4.0 di Indonesia. Kebutuhan digitalisasi dan simplifikasi proses rekonsiliasi laporan keuangan telah menjadi salah satu strategi percepatan transformasi kelembagaan yang dikembangkan oleh Kementerian Keuangan. Namun demikian dalam proses implementasi aplikasi MONSAKTI,  masih ditemukan banyak permasalahan dan kendala yang memerlukan evaluasi yang berkelanjutan dan berkesinambungan. Diharapkan ke depannya, fokus pengembangan dan simplifikasi proses pengelolaan keuangan negara tidak hanya tertuju pada kebutuhan pengembangan sistem teknologi. Tetapi juga, melibatkan konsep manusia sebagai “mastermind”, dan tidak hanya sekadar sebagai “end user”.

Penulis: Refisa Deliana, SE, M. Ak, Analis Pengelolaan Keuangan APBN Ahli Muda

Sumber: