Dari kelahiran, harus punya akta kelahiran dan ketika meninggal pun harus memiliki surat kematian untuk memenuhi administrasi perdata sebagai warga negara.
Tidak jarang orang berpekara dan harus ke pengadilan gara-gara arsip yang hilang/ tidak ada bukti-bukti dokumen, bahkan hasil penilaian atau pemeriksaan administrasi/ keuangan sebuah instansi/ lembaga menjadi tidak akuntabel dengan hasil kurang baik gara-gara arsip yang tidak lengkap/ tidak ada.
Fungsi arsip yang baik adalah jika seluruh yang dilakukan seperti dalam hal jual beli/ kontrak kerja harus ada arsipnya.
Seluruh aktifitas baik aktifitas biasa apalagi jika sifatnya transaksi harus ada arsipnya. Suatu saat jika ada gugat menggugat, maka salah satu yang membuktikan adalah arsip.
BACA JUGA:Wabup Banyuasin Buka Workshop Evaluasi Pengelolaan Keuangan dan Pembangunan Desa 2023
Begitu juga audit keuangan terkait aset maupun bukti-bukti kegiatan proses pembangunan tidak terlepas dari arsip dalam bentuk dokumen.
Sebab, kata dia, arsip bisa menjadi bukti autentik, dan bisa juga menjadi gambaran baik tidaknya tata kelola sebuah organisasi, termasuk tata kelola instansi pemerintahan.Ada beberapa jenis arsip, sambung Emran, yakni arsip dinamis dan arsip statis.
Arsip Dinamis, adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan organisasi/ perkantoran sehari-hari.
Berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan Bab I Ketentuan Umum Pasal 1 Poin 3 sampai dengan 7, dijelaskan mengenai beberapa pengertian arsip, yaitu arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
Lalu, Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/ atau terus menerus. Kemudian, Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
"Saya minta setiap OPD yang kearsipannya belum dikelola dengan baik untuk segera dikelola dengan baik, bila perlu anggarkan apa-apa yang diperlukan sehingga dokumen tersimpan dan tertata dengan baik, dan ketika diperlukan kapan saja dibutuhkan akan cepat," pungkasnya.(*)