3. Approval dan Audit Sulit Ditelusuri
Proses persetujuan dan audit yang panjang dan menyebar di berbagai lokasi memperlambat kemajuan. Selain itu, potensi kesalahan atau dalam laporan payroll juga semakin meningkat.
4. Kesalahan Mulai Sering Terjadi
Munculnya kesalahan penghitungan atau ketidakselarasan dalam standar payroll antar entitas perusahaan menjadi peringatan penting bahwa perlu ada penanganan lebih profesional dan terstandarisasi.
Apa Saja yang Ditangani Vendor Payroll Outsourcing?
Vendor outsourcing biasanya mengelola sejumlah aspek penting dalam penggajian perusahaan sebagai berikut.
● Perhitungan gaji dan komponen: Vendor biasanya akan menghitung gaji pokok, tunjangan, bonus, potongan, serta mengakomodasi berbagai skema dan periode pembayaran yang berbeda.
● Pajak dan iuran: Selain menghitung gaji pokok, vendor juga memastikan perhitungan PPh 21 serta iuran BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan mengikuti regulasi terbaru yang berlaku.
● Pelaporan dan dokumentasi: Terakhir, vendor tentunya akan menyediakan slip gaji digital dan laporan payroll yang dibutuhkan HR, keuangan, dan audit, lengkap dengan histori perubahan untuk transparansi audit trail.
Apa Saja yang Perlu Dicek Saat Memilih Payroll Outsourcing?
Memilih vendor outsourcing yang tepat sangat krusial agar kebutuhan penggajian Anda terpenuhi dengan efektif dan aman.
Setelah mengetahui cakupan layanan vendor, langkah selanjutnya adalah memastikan vendor yang dipilih benar-benar sesuai kebutuhan perusahaan.
● Kemampuan payroll multi-lokasi: Vendor harus mampu mengelola payroll lintas cabang dengan kebijakan yang bisa berbeda-beda antar lokasi.
● Fleksibilitas multi-skema: Vendor perlu mendukung berbagai skema penggajian, mulai dari shift kerja, lembur, komisi, bonus, hingga komponen variabel lainnya.
● Kepatuhan pajak dan regulasi: Pastikan vendor memahami aturan PPh 21, BPJS, THR, dan regulasi ketenagakerjaan, serta rutin melakukan update mengikuti perubahan peraturan.
● Audit trail dan transparansi data: Layanan harus menyediakan histori perubahan dan proses approval yang jelas demi memudahkan proses audit.